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Optimizar la gestión de cambio a través de pequeños pasos.

Blog_noticia_optimizacionEste último tiempo ha estado lleno de cambios y transformaciones en múltiples dimensiones.

Gracias al COVID-19 y, tanto en la vida personal como en organizaciones, adaptarse a este proceso de transición ha sido una tarea dificultosa.

Si nos contextualizamos al interior de una organización, lidiar con los cambios puede ser un trabajo difícil debido a la naturaleza de su composición: un sinfín de personas diferentes con labores distintas. Entonces, realizar un proceso de transformación profundo que, además, se ajuste al ritmo de todos sus miembros, resulta un caos.

Transformaciones que, situándonos en el contexto laboral pueden estar relacionados con diversos aspectos como: teletrabajo, flexibilidad horaria, digitalización, medidas para el incremento de productividad, entre otros; los cuales deben ser trabajados en conjunto con los colaboradores para su correcta implementación.

Debido a la magnitud de estos cambios, en diversas organizaciones se ha intentado cambiar de estrategia. En vez de realizar un gran cambio estructural, se ha optado por otra alternativa: los microcambios.

¿Por qué intercambiar una gran transformación por microcambios?

En el artículo publicado por Jeff Kavanaugh y Rafee Tarafdar –líderes del Infosys Knowledge Institute– para la Harvard Business Review (HBR) respecto a una investigación sobre transformaciones en organizaciones, explica que, de acuerdo a sus resultados, los microcambios son mucho más efectivos que un solo cambio radical.

Esto es debido a que, de acuerdo a sus palabras, “proporciona un enfoque ágil y de bajo riesgo para deconstruir transformaciones complejas en cambios manejables”, es decir, muchos pequeños cambios son mucho más fáciles de implementar, cumplir y, a su vez, medir.

La suma de muchos microcambios se convierte en una gran transformación, creando un efecto acumulativo que, a la larga, entrega mejoras con una mayor posibilidad de éxito duradero.

Técnicas para triunfar en la gestión de cambio mediante microcambios

De acuerdo al mismo artículo, hay tres grandes técnicas para ejecutar procesos de transformación profundos con base en microcambios con éxito. Ellos son:

  • Deconstruir el gran cambio en pequeños pasos

Debido a la gran cantidad de tiempo y esfuerzo que toma efectuar un cambio profundo, transformarlo en una serie de pequeñas iniciativas, donde todas apuntan a un objetivo en común y sea fácil de medir, puede ser la herramienta necesaria para que la transición pueda triunfar.

  • Cambiar el comportamiento mediante pequeñas modificaciones de hábitos y rutinas

De acuerdo con los expertos, cada microcambio hace una modificación de algún hábito o rutina en el espacio de trabajo, los cuales deberían hacerse en conjunto con reconocimientos y recompensas para reducir los riesgos y la resistencia al cambio. De esta manera, cada pequeño avance significa estar un paso más cerca del objetivo, que es este gran cambio.

  • Medir, aprender y evolucionar continuamente

Se deben estar revisando constantemente las implementaciones del microcambio para asegurar que se están cumpliendo las expectativas. Si no lo están haciendo, es momento de hacer un análisis del trayecto y decidir cómo proseguir para volver a encaminar el cambio.

No solo en la gestión de cambio, sino que en todo tipo de procesos hacer un análisis mediante diversos parámetros es fundamental para medir resultados.

Principales razones por las que los colaboradores resisten el cambio

Un factor crucial dentro de procesos de transformación, es la disposición de las personas de la organización involucradas en el proceso de cambio. De acuerdo con un artículo escrito para HBR por Rosabeth Moss, experta en negocios y directora de la Iniciativa de Liderazgo Avanzado de Harvard, existen diez razones principales por las cuales las personas resisten el cambio. Entre ellas podemos mencionar:

  • Pérdida de control: los cambios se interponen en la autonomía de las personas, haciéndolas sentir que pierden el control de su territorio.
  • Exceso de incertidumbre: las personas rechazan el cambio si sienten que la información y objetivo no están muy claros.
  • Sorpresas: imponer decisiones repentinas en personas causará resistencia. Los líderes deben evitar planificar grandes cambios en secreto y después comunicarlo a sus colaboradores.
  • Todo se ve diferente: a pesar de que el cambio debe realizar una diferencia, hacerlo radical puede ser confuso y contraproducente.
  • Pérdida de foco: cuando el cambio se basa en una transformación radical de estrategia, las personas tienen la percepción de que estaban realizando algo mal en el pasado.
  • Preocupación sobre competencia: en cambios profundos, las personas se cuestionan si sus habilidades estarán obsoletas. Para esto, los líderes deben capacitar, entrenar y crear círculos de apoyo.
  • Más trabajo: el cambio usualmente representa más trabajo. Los líderes deben reconocer el trabajo duro buscando beneficios y compensaciones acordes a las necesidades.
  • A veces las preocupaciones son reales: a veces los cambios pueden provocar pérdidas de trabajo, se pueden perder inversiones y reducir los valores. Se debe ser transparente y honesto con los colaboradores en el caso de que existan amenazas reales.

¿Cómo el microcambio controla esta resistencia?

Si bien, muchos de estos motivos para resistirse al cambio estarán presentes ante cualquier transformación, mediante la gestión de microcambios pueden ser manejadas debido a las ventajas mencionadas con anterioridad: es gradual, más fácil de implementar y medible.

Gracias a la transición gradual de los procesos, los colaboradores se acostumbran paulatinamente al cambio y se incorporan a las nuevas formas de trabajar, ajustándose a la nueva normalidad dentro de la empresa.

Por otro lado, tal como en cada proceso dentro de una organización, si se realiza una estrategia de comunicación efectiva entre la empresa y los colaboradores, donde se expliquen los cambios, cómo se implementarán y qué se espera obtener de ellos; se eliminarán muchos factores relevantes de la resistencia al cambio.

Si lanzas la noticia y esperas implementar cambios profundos inmediatos, no todas las personas de tu equipo estarán sincronizadas y ni podrán seguirle el ritmo a tus requerimientos. La comunicación es la clave para hacer el proceso mucho más llevadero para el equipo y tener resultados efectivos.

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